📧 Bonnes pratiques d'utilisation d'une boîte mail partagée
📋 Introduction
Une boîte mail partagée permet à plusieurs utilisateurs d'accéder à une boîte aux lettres commune via Outlook Online.
Elle est principalement utilisée pour la gestion d'emails d'équipe ou de service.
Avant d'accéder à une boîte partagée, vous devez disposer des autorisations nécessaires.
Si vous n'avez pas encore d'accès, veuillez en faire la demande via glpi.adapeila.fr.
✅ Prérequis
- Disposer d'un accès accordé par la DSI.
- Utiliser votre compte personnel Microsoft 365 ADAPEILA.
🚀 Accès à la boîte partagée via Outlook Online
- Connectez-vous à Outlook Online avec votre compte professionnel.
- Cliquez sur votre photo de profil (en haut à droite).
- Sélectionnez "Ouvrir une autre boîte aux lettres".
- Entrez l'adresse email de la boîte partagée.
- Cliquez sur Ouvrir.
La boîte s'ouvre dans un nouvel onglet de votre navigateur.
📋 Objectif
Ce guide présente les bonnes pratiques pour utiliser efficacement une boîte mail partagée dans Outlook, tout en respectant les règles de sécurité et d'organisation.
✅ Rappel : Conditions d'accès
- L'accès à une boîte partagée est soumis à autorisation préalable par la DSI.
- Toute demande d'accès doit être formulée via le portail support.glpi.adapeila.fr.
🛡️ Sécurité des accès
- Utilisez exclusivement votre compte personnel pour consulter ou envoyer des emails via la boîte partagée.
- Ne communiquez jamais vos identifiants à un autre utilisateur.
- Déconnectez-vous systématiquement si vous accédez à la boîte depuis un ordinateur partagé.
Toute activité sur la boîte partagée est tracée et engage la responsabilité du compte utilisateur connecté.
📨 Gestion des emails
Lecture et tri
- Lisez et traitez les nouveaux emails dès que possible.
- Classez chaque email après traitement dans un dossier adapté (
En attente,À traiter,Archives, etc.).
Réponses aux messages
- Avant de répondre, vérifiez que vous êtes bien sur la boîte partagée (et non sur votre boîte personnelle).
- Utilisez une signature spécifique pour éviter toute confusion :
Archivage
- Déplacez régulièrement les emails traités dans un dossier d'archivage.
- Ne laissez pas d'emails importants dans la boîte de réception sur le long terme.
🗂️ Organisation de la boîte
- Créez des dossiers thématiques : Projets, Clients, Suivi, Archives, etc.
- Utilisez des catégories (couleurs) pour prioriser :
- 🔴 Urgent
- 🟡 À traiter
- 🟢 Terminé
👥 Collaboration efficace
- Coordonnez-vous avec les autres utilisateurs : qui répond aux emails ? Qui met à jour le calendrier ?
- Documentez dans un email interne ou un tableau partagé les règles d'organisation.
- Mettez à jour le statut des emails (catégories ou dossiers) pour informer les autres de l'avancement.
⚙️ Maintenance régulière
| Action | Fréquence | Responsable |
|---|---|---|
| Nettoyage des emails obsolètes | Mensuel | Tous les utilisateurs |
| Vérification des permissions | Trimestriel | DSI |
| Mise à jour de la structure de dossiers | À chaque changement d'organisation | Responsable de la boîte |
🚨 Points d'attention
- Respectez la confidentialité : ne transférez pas d'information sensible à des tiers sans autorisation.
- N'envoyez pas de spam ou de communications non professionnelles depuis la boîte partagée.
- Signalez immédiatement toute anomalie de fonctionnement via support.glpi.adapeila.fr.
Le non-respect de ces bonnes pratiques peut entraîner la suspension de votre accès à la boîte partagée.
🆘 En cas de problème
En cas de problème d'accès, de réception ou d'envoi :
- Vérifiez votre connexion et vos identifiants.
- Déconnectez-vous puis reconnectez-vous.
- Si le problème persiste, ouvrez un ticket sur support.glpi.adapeila.fr.